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Lundi dernier, un de mes nouveaux clients qui vient d’acheter un bien dans le cadre d’un investissement locatif m’a demandé comment il devait faire pour évaluer au mieux les charges locatives de son nouveau 3 pièces. Il m’a raconté que ses parents qui louent un studio à Bordeaux depuis 10 ans demandent à chaque régularisation annuelle l’équivalent d’1 mois de loyer à leur locataire. Et que chaque année, le montant de ces charges est une énorme source de stress et de litige entre les occupants et son père.

Car vous le savez, en tant que propriétaire bailleur, lorsque vous mettez un bien en location, vous devez étudier attentivement le marché pour fixer au plus juste le montant du loyer selon qu’il soit ou non situé en zone tendue, selon la superficie, selon son emplacement, selon ses caractéristiques (balcon, ascenseur, vue…) etc etc.

Concernant les charges locatives, c’est la même chose, il s’agit de connaître son bien et d’évaluer au mieux le montant de ses charges.Car il appartient au locataire de payer l’ensemble des charges d’entretien du logement et de la copropriété.

On les appelle également charges récupérables car si ces dépenses sont prises en charge initialement par vous, vous pouvez vous les faire rembourser par le locataire en complément du loyer. Il faut donc bien les distinguer du montant du loyer.

  1. Les 6 charges locatives les plus communes
  2. Charges au réel ou au forfait comment choisir ?
  3. Charges au réel, comment les régulariser ?
  4. Et si j’ai oublié de régulariser les charges locatives ! Comment faire ?

1. Les 6 charges locatives les plus communes

Que vous louiez un logement vide ou un logement meublé (dont le bail a été signé depuis le 27 mars 2014), vous pouvez en plus du loyer, ajouter des charges récupérables. Elles seront payées mensuellement par le locataire sur le principe d’une provision sur charges.

La liste est fixée limitativement par décret (n°87-713 du 26 août 1987).

Mais attention toutes les dépenses ne sont pas récupérables sur le locataire.

Il s’agit d’une liste exhaustive des charges récupérables, ce qui signifie que les dépenses qui ne figurent pas dans cette liste ne peuvent pas être récupérées sur le locataire. Pour être sur de ne pas vous tromper, consulter la liste officielle en téléchargement.

On y trouve les charges liées :

  • ascenseurs et monte-charge (électricité, exploitation…),

  • eau froide, eau chaude et chauffage collectif,

  • installations individuelles (chauffages, eaux chaudes…),

  • entretien des parties communes intérieures (électricité, eau, nettoyage…),

  • entretien des espaces extérieurs,

  • taxes et redevances.  

Pour avoir la liste détaillée des charges récupérables, je vous conseille cet article : « Quelles sont les charges récupérables auprès du locataire ?« 

2. Charges au réel ou au forfait comment choisir ?

2.1 Les charges au réel

En location vide, les charges sont obligatoirement récupérables pour leur montant réel. Comme vous ne connaissez pas ce montant à l’avance, le locataire doit vous verser tous les mois une provision de charges. D’où l’intérêt pour vous, en tant que propriétaire bailleur, d’estimer au plus juste ce montant.

Pour vous aider à fixer la provision appuyez-vous sur les résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation des charges. Et si l’immeuble est soumis au statut de la copropriété appuyez-vous sur le budget prévisionnel.

Le seul cas particulier en logement vide pour lequel vous devrez faire un choix est la colocation. Vous pourrez convenir avec les locataires de charges forfaitaires ou de charges au réel.

2.2 Les charges au forfait

En meublé, les charges locatives peuvent être fixées forfaitairement ou au réel, au choix des parties.

Si vous optez pour les charges au forfait, vous devrez déterminer à l’avance une somme fixe qui ne variera plus quel que soit le montant réel des charges.

Pensez à prévoir une clause dans le bail, qui vous permettra d’indexer ce forfait à la hausse chaque année exactement sur le même principe que le loyer.

Toutefois, 2 points essentiels à prendre en compte pour le calcul du montant des charges forfaitaires :

  • il ne doit pas être « manifestement disproportionné » par rapport au montant de charges réellement récupérables sur le locataire,
  • le forfait de charges locatives étant réputé couvrir l’ensemble des charges, il n’est pas possible de récupérer d’autres dépenses auprès du locataire.

Quelque soit la raison, le forfait de charges ne peut pas faire l’objet d’une régularisation !

Par ailleurs, la taxe d’enlèvement des ordures ménagères doit être comprise dans ce forfait. Si vous avez oublié de l’inclure vous ne pourrez pas la réclamer par la suite.

3. Charges au réel, comment les régulariser ?

Lorsque le locataire s’acquitte de provisions, vous devrez, au moins une fois par an, les régulariser en comparant :

  • le total des provisions déjà demandées au locataire
  • et les dépenses effectives que vous avez engagées pendant l’année.

Si les provisions sont supérieures aux dépenses engagées vous devrez rembourser le trop-perçu au locataire.

Si les provisions demandées au locataire sont inférieures aux charges locatives que vous avez réellement financées, vous pourrez demander au locataire de payer la différence.

Cette nouvelle base vous permettra d’ajuster le montant des charges mensuelles ou trimestrielles payées par le locataire pour l’année suivante.

Vous devrez tenir à la disposition du locataire les pièces justificatives pendant 6 mois à compter de l’envoi de ce décompte.

Le locataire peut également vous demander un récapitulatif des charges.

Vous devrez le lui envoyer par voie dématérialisée ou par voie postale.

4. Et si j’ai oublié de régulariser les charges locatives ! Comment faire ?

Pas de panique, depuis le 27 mars 2014, vous avez 3 ans pour récupérer les arriérés de charges dues. Même si le locataire a quitté déjà les lieux.

La régularisation des charges est possible quelles qu’en soient les raisons. Que vous ayez oublié, que ce soit par négligence ou si vous ignoriez la possibilité de demander une régularisation des charges.

Dans les immeubles en copropriété, si le locataire part avant que la régularisation annuelle des charges ait pu avoir lieu, vous pouvez conserver jusqu’à 20 % du dépôt de garantie en attendant l’arrêté des comptes de l’immeuble.

Vous devrez, alors rendre au locataire la différence entre le montant retenu, et les sommes effectivement payées.

Si vous souhaitez en savoir un peu plus sur la loi Alur et ce qu’elle a modifiée, voici un article que j’ai rédigé là-dessus « Les nouveautés apportées par la loi Alur« .


Conclusion :

Retenez que les charges locatives peuvent être une source de litige avec le locataire si elles ne sont pas bien estimées.

Vous devrez en cas de trop perçu le rembourser et en cas de moins perçu lui réclamer la différence.

En cas de charges au forfait, assurez-vous d’y avoir inclus toutes les éléments prévus par la loi car vous ne pourrez plus modifier leur montant en cours de bail.

N’oubliez pas de prévoir dans le bail une clause d’indexation qui vous permettra d’augmenter le montant des charges comme pour le loyer en suivant l’IRL.

Pour louer en toute sécurité, je vous propose de télécharger gratuitement au format word votre bail de location conforme Alur validé par un avocat. N’oubliez pas les annexes obligatoires ! J’ai fait un article dédié à ce sujet 😉

Bonne estimation !

A très vite,

Monsieur Hugo, votre assistant personnel en gestion locative.

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Bruno

Bruno est le CEO et le fondateur de Monsieur Hugo : le 1er assistant personnel en location qui accompagne les propriétaires à louer en toute sécurité sans agence.

Monsieur Hugo est une plateforme qui sécurise la mise en location et qui automatise les tâches fastidieuses de la gestion locative. C’est aussi celui que vous appelez en cas de problème (fuite, panne, impayé) et qui répond par téléphone à toutes vos questions fiscales et juridiques.


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