Que dit la loi à ce sujet ?
Les charges locatives (ou charges récupérables) sont des dépenses que vous propriétaire payez initialement mais que vous pouvez vous faire rembourser par le locataire.
La liste des charges locatives est fixée réglementairement par le décret du 26 août 1987. Il s’agit entre autres de l’entretien des parties communes, des espaces verts ou des dépenses relatives à l’électricité des parties communes, la taxe d’enlèvement des ordures ménagères ou encore du chauffage lorsqu’il est collectif…
Ces charges locatives, accessoires au loyer principal, sont versées sous forme de provisions dans la majorité des cas.
Les provisions pour charges locatives constituent des estimations de charges à venir.
Elles doivent être fixées au vu des résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation ou lorsque le logement loué se situe dans une copropriété, ces provisions sont établies sur la base du budget prévisionnel de la copropriété (article 23 de la loi du 6 juillet 1989).
Leur montant étant donc approximatif, la loi impose une régularisation au moins annuelle en comparant :
- le total des provisions déjà demandées au locataire,
- avec les dépenses effectives que vous avez engagées pendant l’année.
A quel moment et comment régulariser ?
Vous devez régulariser dès que vous recevez le décompte définitif des charges de copropriété, quand vous êtes en monopropriété, vous pouvez le faire alors en début d’année pour l’année précédente.
La loi impose une régularisation au moins annuelle en comparant :
- Le total des provisions déjà demandées au locataire,
- Avec les dépenses effectives que vous avez engagées pendant l’année.
Si les provisions sont inférieures aux dépenses réelles, vous pourrez demander un complément au locataire, sinon vous devrez lui verser le trop-perçu. Vous devrez conserver tous les justificatifs à la disposition du locataire pendant 6 mois et lui permettre de les consulter. Sinon, votre locataire serait en droit de refuser de vous verser le complément que vous lui réclamez.
Régularisation tardive, attention au délai de prescription de 3 ans
Le bailleur (ou le locataire) a 3 ans pour demander une régularisation de charges qu’il aurait oubliée.
En cas de départ du locataire en cours d’année, si le montant réel des charges n’a pas encore été établi (donc pas encore de régularisation opérée), le bailleur est autorisé à retenir jusqu’à 20% du dépôt de garantie, retenue qui sera le cas échéant rendue au locataire une fois le décompte de charges connu et établi.
En cas d’oubli de régularisation, vous aurez également 3 ans (à compter de la réception du relevé annuel des charges du syndic pour une copropriété) pour régulariser.
Que se passe-t-il si vous sous-estimez fortement les charges ?
Il peut arriver que vous sous estimiez (volontairement ou involontairement) le montant de la provision sur charges.
Si la régularisation annuelle fait apparaître un écart important entre le montant provisionné et le montant réel des charges dues, le locataire peut engager votre responsabilité et obtenir des dommages et intérêts pour le préjudice qu’il subit du fait de la sous-estimation de la provision.
Ainsi, la Cour d’appel de Nîmes, dans un arrêt datant du 19 avril 2018, a indiqué que la sous-évaluation de la provision mensuelle sur charges (20 €/mois) sur charges appelées (77€/mois) engage la responsabilité du bailleur. Un tel écart est de nature à affecter l’organisation et la tenue d’un budget par les locataires aux ressources modestes.
A contrario la jurisprudence confirme que le bailleur n’est pas responsable en cas d’augmentation brutale mais justifiable des charges, comme un épisode de froid entraînant une augmentation des dépenses de chauffage, ou la mise à disposition de nouveaux équipements (ascenseur par exemple).
Bonne location,
Monsieur Hugo,
votre assistant personnel en gestion locative.
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